Assistant de direction et de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H Travail en journée (37H Travail en journée)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Selon profil et expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

BERIM, Société d'ingénierie pluridisciplinaire indépendante (330 personnes) intervient dans la construction, l'aménagement, l'énergie et l'environnement en tant que maître d'œuvre de conception et de réalisation.

Recherche 1 Assistant(e) de direction et de gestion administrative - Vénissieux (69)

Sous la responsabilité du Directeur de l'Agence, vous assurez le secrétariat d'agence ainsi que le secrétariat commercial. Ponctuellement, vous serez amené à collaborer avec d'autres agences du groupe.

A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.

Personne pivot de l'Agence composée de directeurs de projet, chefs de projet, conducteurs de travaux et techniciens-projeteurs.

Les missions :
Assurer l'assistanat classique :
- Assistanat de direction comprenant la gestion l'agenda du Directeur d'agence de Vénissieux, l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, le traitement du courrier entrant, la diffusion et l'enregistrement, la gestion de la messagerie électronique avec pour objectifs : recherches d'information et assurer un relai interne.
- Assure le suivi administratif du personnel du Service
- Anime le secrétariat du service, visualise la charge, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.
- Garant(e) des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).
Assure le secrétariat commercial
- Montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant.
- Lien avec nos partenaires (architectes, entreprises générales) pour le montage d'équipe,
- Veille des appels d'offres en cours,
- Participation aux réunions commerciales de la direction et la veille commerciale ;
- Le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.) en lien avec le process qualité du groupe

Assurer la gestion financière :
Rôle clé dans la gestion quotidienne de la facturation, vous serez garant(e) du suivi de la facturation du service. Ce poste exige une grande attention aux détails, un forte capacité d'analyse et d'excellentes compétences organisationnelles :
- Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d'un progiciel interne), vérifie de l'effectivité de notre production, des conditions de facturation, participe à la préparation au budget d'affaires du service.
- Participe à la gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l'intérim et relais auprès des services généraux.

Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d'études, Entreprises, Cabinets d'Architecte.). Connaissance des différentes phases d'études en maitrise d'œuvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.
Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l'anticipation, faculté à gérer les relations humaines et le stress. Organisé(e) et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Doit avoir le goût des chiffres.

Compétences métier :
- Maîtrise le PACK OFFICE, OUTLOOK, TEAMS
- Communication orale et écrite fluide, orthographe maitrisée
- Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG.
Idéalement 5 à 10 ans d'expérience professionnelle dans notre environnement professionnel en MOE ou AMO.