Agent du Bureau Etudes et Formations ENSM (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H30 Travail en journée (38H30 Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• maitrise des outils bureautiques Exigé

Description de l'offre

Le Bureau des Etudes et de la Formation (BEF) assume sous l'autorité du directeur adjoint de site en charge de la pédagogie et de la recherche la mise en œuvre du programme pédagogique en formation initiale et continue. Il est chargé d'assurer le suivi administratif et pédagogique des élèves et des stagiaires. Il fait appliquer le règlement intérieur et participe au maintien de la sécurité, de la discipline et de l'ordre public dans l'établissement.
Pour la formation initiale, le service assure l'accueil des candidats et des élèves. Il établit tous les documents issus de l'inscription des élèves, organise les épreuves d'examens des élèves etc... Pour la formation continue, le service est l'interlocuteur privilégié des stagiaires pendant le déroulement de la formation. Il assure la délivrance des attestations de stage, instruit, et suit les dossiers de rémunérations professionnelles des élèves.
Sous la responsabilité du responsable du BEF, l'agent(e) assure la gestion administrative de la formation initiale et des formations continues qui se déroulent sur le site de Nantes


Missions :

- Accueillir et informer les élèves ainsi que les stagiaires.

- Accueillir et orienter les élèves dans le suivi de leur scolarité : édition de tous documents les concernant (certificat de scolarité, convention de stage.) ;
- Suivre l'emploi du temps des élèves afin de les accompagner dans leur organisation et leurs besoins ;
- Traiter les dossiers d'admission des élèves ;

- Enregistrer les absences ;

- Mettre à jour régulièrement les données administratives des élèves dans les bases de données

- Dans le cadre de la préparation des conseils de classes et jurys, assurer le recueil et le traitement des notes dans les logiciels spécifiques (AU-RION pour la formation initiale et AMFORE pour la formation continue longue) et les bulletins individuels ;

- Faire appliquer le règlement intérieur ;

- Dans le cadre des épreuves d'examens : préparer les salles et participer aux surveillances d'épreuves ;

- Assurer le suivi des stages élèves, éditer des documents (attestation, PV, émargements) et préparer la logistique pour permettre ces stages (salles, matériels si besoin)

- Préparer la mise en place des stages de formation continue en lien avec le CEMAFOR (Service de l'ENSM en charge de la formation continue)

- Assurer le suivi des stages de la formation continue et éditer les documents nécessaires (attestations, émargements) ;

- Faire la synthèse des enquêtes de satisfaction pour les stages de la Formation continue ;

- Assurer la suppléance des autres agents du service en cas de besoin.

Horaires de travail : horaires de bureaux conformes au règlement intérieur.
Travail du lundi au vendredi 38h30 à effectuer sur les plages suivantes:
Plages horaires variables 7h-9h30
Fixe 9h30-11h30
Fixe 14h - 16h (vendredi 15h30)
Variable 16h-19h

25 CP 15 RTT 4 RTT imposés 12 récupérations

Matériel informatique fourni.