Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 25000.0 Euros à 30000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Aux côtés de la Directrice générale et de la Directrice générale adjointe, l'assistant(e) de direction occupe un poste clé au sein de l'Association, en interface avec tous les services. Elle représente l'image de l'Association à travers ses échanges avec les prestataires, les fournisseurs, les partenaires, les salariés.

Les missions :

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion des agendas mouvants et complexes de la Directrice générale et de la Directrice générale adjointe sur outlook

- Préparation des réunions de la Direction générale avec les partenaires, les financeurs, les représentants du Personnel, les chefs de service ou autres et participation si nécessaire pour la rédaction de comptes rendus

- Réceptionner, trier et envoyer quotidiennement le courrier

- Transmettre des messages de la Direction aux chefs de services, aux partenaires, financeurs, et à l'équipe du siège

- Participer aux recrutements : rédaction des offres d'emploi, publication, recensement et suivi, pré-sélection des candidatures reçues, transmission des recrutements aux équipes

- Travaux rédactionnels : courriers, mails, notes d'information, notes de direction

- Répondre aux sollicitations des chefs de service, notamment la signature de devis

- Suivre et relancer les dossiers demandés par la Direction générale auprès des chefs de service

- Mettre à jour l'organigramme de l'Association

- Valider les commandes des services, faire des achats pour les services

- Gestion administrative du parc locatif de l'Association (Plus de 500 logements)

- Transmission des incidents informatiques rencontrés par les salariés auprès du prestataire informatique

- Suivi des dons faits à l'Association

- Organisation de l'Assemblée Générale

- Envoi et suivi des demandes de subventions


Le poste est un poste non cadre à 35h/semaine. Possibilité de travailler sur 4,5j ou 5j. Arrivée possible entre 08h30 et 09h30 le matin, pause de minimum 30min le midi (cuisine disponible sur place), départ possible à partir de 16h30. Congés payés + RCS.

Vous travaillerez dans un environnement très agréable, une grande et belle maison avec jardin dans le quartier résidentiel de la Meinau (proche tram A, arrêt Lycée Couffignal). Vous serez doté pour exercer vos fonctions d'un ordinateur fixe, d'un ordinateur portable, d'un téléphone fixe et d'un téléphone portable.