Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1801.80 Euros à 1850.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Planifier des rendez-vous Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Expérience similaire en laboratoire appréciée

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

L'Assistant Administratif (h/f) a pour missions principales: la réception des échantillons, l'accueil des clients, l'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, le suivi des interventions de prélèvements.

Mission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gestion de la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Pris en charge des demandes d'analyses et planification de celles-ci.

Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réception des bons de commande,
- Enregistrement et gestion des fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Gestion des listes de diffusion par mail des résultats clients.

Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisie, planification et suivi des commandes et demandes clients
- Organisation des collectes d'échantillons et transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organisation de la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparation et expédition du matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).

Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs, livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôle et réception des livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Réception de tous les échantillons, vérification de leur conformité (identité, quantité, critères à réception), enregistrement et codage dans le logiciel, étiquetage ;
- Transmission des accusés de réception aux clients ;
- Saisie des données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparation des colis pour les laboratoires sous-traitants et organisation leur prise en charge par un transporteur ;
- Mise en application des dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.