Assistant-e de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Travail en journée (37H30 Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Catégorie B. Technicien

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Affectation : Direction générale des services (DGS) 70% & Direction du Pilotage et de l'Amélioration Continue (DPAC) 30%

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 1 an à pourvoir à compter du 09/12/2024

Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Quotité : 100%



Mission :
- Assurer l'assistanat de direction (agenda, organisation de réunion, aide à la logistique)
- Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de gestion de l'Université de Strasbourg

Activités principales :
- Tenir les agendas des Directrices générales des services adjointes.
- Participer à l'organisation du fonctionnement du secrétariat de la Direction générale des services (DGS).
- Mettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels et documents administratifs.
- Mettre en forme et assurer la rédaction de comptes rendus de réunions.
- Suivre des dossiers transversaux.
- Assurer l'organisation des réunions et leur suivi (préparer les dossiers en vue des réunions/entretiens).
- Organiser les déplacements de la DGS et des 3 DGSA (régulièrement), ainsi que des membres de la DPAC (occasionnellement).
- Assurer le suivi du budget de la DPAC : recherche de devis, bons de commande (en lien avec le pôle financier dédié), contrôle de la réception, suivi des dépenses et du disponible.
- Assurer la fonction de correspondant communication de la DPAC : participer aux réunions du réseau des correspondants, veiller à l'application du langage visuel et à la mise à jour des informations concernant la DPAC et ses départements, être force de proposition en matière de communication.
- Assurer ponctuellement la rédaction des comptes rendus et relevés de conclusions des réunions des dialogues de gestion avec les composantes et services centraux).

Activités associées :
- Organiser le classement et l'archivage de documents.
- Communiquer des informations fiables aux différents interlocuteurs.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
- Assurer la circulation des courriers internes et externes à l'établissement.
- Maintenir et participer à l'organisation d'une continuité de service avec la collègue en place.
- Être force de proposition pour améliorer de manière continue le fonctionnement et la satisfaction des bénéficiaires de l'activité.



Contact pour renseignements sur le poste :
DGS
- Evelyne KLOTZ, Directrice Générale des Services Adjointe Recherche-Innovation-Partenariats-Valorisation et DD&RS
- Anne-Catherine NORBERTI, Directrice Générale des Services Adjointe aux ressources

DPAC :
- Jean-Emmanuel RUDIO, directeur de la DPAC