H/F Secrétaire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 21203.0 Euros à 36000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, informer une personne
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planifier des rendez-vous

Description de l'offre

La société WIZBII recherche pour la société GROUPEMENT ASSOCIATIF CITHEA un Sécrétaire H/F en CDI à temps plein.


Vos missions seront :

-Accueillir les usagers au sein de la structure mais également par téléphone
-Guider les usagers présents au sein de la structure et répondre à leurs questions d'ordre
administratif
-Gérer les communications téléphoniques et des retransmissions des messages
-Faire les ouvertures de dossier informatique

- Contacter les instances lorsqu'il y a besoin de renseignements (ASE, tribunaux..)
-Correspondre avec les différentes instances par courrier, mail ou par téléphone (répondre à l'ASE,
demander des informations sur une situation à un Juge.)
-Coordonner administrativement entre les différentes interfaces professionnelles en interne et en externe

-Effectuer les prises de contact et de rendez-vous avec les usagers
-Gérer les plannings et des calendriers
-Gérer les envois de courriers et des communications internes et externes pouvant nécessiter une
mise en page
-Faire la gestion administrative du suivi des dossiers selon les procédures internes

-Utiliser IDGOS (formation effectuée lors de votre arrivée)
-Gérer l'informatique des dossiers et leur suivi individualisé
-Coordonner de façon administrative entre les différentes interfaces professionnelles en interne et en externe

-Se connecter de façon régulière au logiciel IDGOS afin de voir les nouvelles situations :
-Réceptionner les jugements qui arrivent soit par courrier de l'ASE ou par courriel et les enregistrer sur IDGOS : -Faire les ouvertures du dossier informatique et information aux services Cithéa
-Créer des devis pour l'Ase, le Tribunal et l'AEMO
-Effectuer les relances des prises en charges

- Se connecter de façon journalière sur IDGOS afin de voir les factures à déclencher pour l'ASE, le Tribunal et l'AEMO
-Contrôler les informations reçues
-Faire les dépôts des factures sur CHORUS (site internet de l'Etat)
-Générer des factures grâce aux outils de travail

-Relancer et contacter les différentes instances (ASE, Tribunaux.) par courrier, courriel
-Rédiger des courriers formels
-Savoir utiliser le Pack Office (notamment Word et Excel)

-Être force de propositions concernant l'agrandissement du service et du nombre de situations
-Proposer des procédures afin de fluidifier les cycles de facturation

-Comprendre et savoir utiliser un nouveau logiciel, afin de le faire devenir un outil de travail indispensable


Les entretiens pour le poste se dérouleront à l'occasion d'une session de recrutement privée à Paris le Mardi 19 Novembre 2024 à 18h30 lors de laquelle vous pourrez rencontrer les recruteurs.