Assistant-e administratif-ve dans le domaine de la santé (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

1 An(s) - dans le domaine de la santé

Salaire

Mensuel de 1850.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Planifier des rendez-vous Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Réaliser des opérations comptables
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Description de l'offre

Dans le cadre de son développement, la Communauté professionnelle territoriale de santé CPTS Strasbourg Eurométropole Sud et Ouest recrute un-e assistant-e administratif-ve pour compléter son équipe salariée.

L'assistant.e administratif.ve aura en charge :

Gestion administrative quotidienne
- Accueil téléphonique : répondre aux appels téléphoniques, gérer la prise de rendez-vous et les répondeurs
- Répondre aux mails « génériques » (adresse « contact »), « personnel » (adresse « secrétaire ») et « spécifiques » (adresse « médecin traitant »)
- Gérer le courrier postal
- Créer des documents sur demande (lettre, attestation, tableau, diaporama, facture, reçu...)
- Assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du matériel et des consommables
- Rédiger les comptes-rendus statutaires, classer et archiver tous les documents de l'association

Gestion administrative en lien avec les projets
- Gérer les adhésions et le fichier des adhérents et suivre leurs cotisations, tenir à jour la base de données des membres
- Gérer les différentes listes des membres des groupes de travail, des commissions et des instances
- Aider à l'organisation des réunions des groupes de travail, des commissions et des instances : rechercher le lieu, diffuser l'invitation, suivre les présences, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, classer les feuilles de présence et comptes rendus
- Mettre en place et compléter le tableau des indemnisations des adhérents et procéder au bilan annuel

Communication et développement
- Mettre à jour certains éléments sur le site web
- Participer à la rédaction, relecture et mise en page des supports de communication (rapport d'activité annuel notamment)
- Présenter la CPTS & ses outils aux professionnels de santé pour favoriser l'adhésion selon différentes modalités (phoning, rendez-vous, réunions.)
- Maintenir à jour les bases de données générales et en lien avec les enquêtes récurrentes de la CPTS (par ex : liste des PS du territoire acceptant de nouveaux patients)

Compétences requises :
Les « savoirs »
- Organisation du système de santé en général et des acteurs de santé libéraux en particulier
- Connaissances en matière de vie associative
Les « savoir-faire »
- Maitrise des logiciels Microsoft (Word, Excel et Power Point), de l'outil de visioconférence (Zoom), d'outil simple de modification de page web (WordPress), de plateforme de référence pour communiquer en grand nombre, de sondage et de messagerie (Gmail)
- Prise de notes avec un bon niveau d'orthographe et des qualités rédactionnelles
- Travailler en équipe
- Organiser et prioriser son travail

Les « savoir-être »
- Autonomie dans le travail
- Capacité d'adaptation aux situations, à différents interlocuteurs
- Sens du travail collaboratif et en partenariat
- Polyvalence
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute
- Être proactif-ve
- Rigueur et organisation
- Affinité pour le milieu associatif
- Valeurs éthiques fortes autour de la lutte contre les inégalités sociales et territoriales
- Expérience dans le secteur de la santé appréciée
Des réunions en soirée sont à prévoir de manière à un rythme moyen de 1 par mois.
Le poste est 100% en télétravail dans l'attente d'un local.
Des déplacements seront à prévoir sur l'Eurométropole