Assistant de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Rigueur Exigé
• Esprit de synthèse Exigé
• Proactif Exigé
• Autonomie Exigé
• Réactif Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Facteur-Humain, cabinet de recrutement spécialisé, recrute pour son client, acteur majeur de l'enseignement supérieur un assistant de direction H/F.

L'offre est rédigée au masculin dans le seul but d'en faciliter sa lecture. Nous ne faisons aucune discrimination dans nos process de recrutement sur des critères tels que le sexe, l'origine ethnique, le lieu d'habitation...

Notre client, une institution académique renommée, recherche un Assistant de Direction pour rejoindre son équipe au sein du Département Académique et de Recherche (DAR), en soutien aux activités de ses Départements Académiques et Pédagogiques (DAP). Ce rôle central vous permettra d'apporter un appui stratégique et administratif à la direction ainsi qu'aux équipes académiques.

Vos missions :
Rattaché à la Direction de la Transition Energétique, vous serez amené à prendre en charge diverses missions, tant administratives qu'organisationnelles, visant à optimiser le bon fonctionnement du département :

Support aux activités académiques et de recherche :

Assurer la mise à jour et le suivi des fiches de profils enseignants dans la base de données interne (Academ), ainsi que la gestion des bilans individuels de recherche ;

Aider à la publication des études de cas, en fournissant un appui pour le copy-editing, la transcription et la préparation des documents liés à la recherche ;

Organisation des déplacements pour les conférences ou événements académiques.

Accueil et suivi des nouveaux enseignants :

Accompagner les nouveaux membres du corps professoral dans leur intégration, en coordonnant leurs besoins logistiques et administratifs ;

Fournir une assistance pour la planification de leurs activités pédagogiques et de recherche.
Assistance aux directeurs de la DAR et des DAP :

Planifier les réunions, rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des décisions ;
Assister dans l'organisation des recrutements d'enseignants et participer à la gestion des dossiers administratifs liés aux accréditations et certifications ;

Apporter un soutien pour la préparation des questionnaires presse, enquêtes et la collecte de données.
Suivi des projets et gestion budgétaire :

Accompagner la gestion et le suivi des budgets des différents départements, en lien avec les directeurs et la responsable de service ;

Travailler en étroite collaboration avec d'autres services internes (scolarité, programmes, planification) pour coordonner les activités pédagogiques et répondre aux besoins des enseignants et des élèves.

Appui administratif transversal :

Collaborer avec une équipe de 4 assistantes pour mutualiser les tâches de support administratif et garantir la fluidité des processus entre les départements ;

Participer à la gestion de projets transversaux et au suivi des groupes de travail en organisant les réunions et en assurant un suivi des activités des porteurs de projets.

Profil recherché :

Formation : Bac+2 minimum dans le domaine administratif ou similaire ;
Expérience : Vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans dans un poste d'assistanat de direction, idéalement dans un environnement académique ou de recherche ;
Compétences linguistiques : Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l'écrit qu'à l'oral, et possédez un niveau B2 en anglais minimum (essentiel pour les interactions avec des interlocuteurs internationaux et la gestion de documents en anglais) ;

Aptitudes :

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion ;

Capacité à travailler en équipe, en étant proactif, organisé et doté d'un bon sens de la communication ;

Autonomie, sens du service