Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Selon grille indiciaire de la FPT

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planifier des rendez-vous
• Maîtrise de la langue française (orthographe...)
• Notions de secrétariat
• droits et devoirs du fonctionnaire
• Bonne culture générale

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat

Description de l'offre

La Ville de Saint-Tropez recrute : assistant(e) administrative (H/F) pour rejoindre son équipe au sein de la direction de la Culture.

Vous serez en charge des missions suivantes :

Comptabilité

- Assurer le traitement informatique et/ou papier des bons de commandes et des factures pour les modules rattachés à la Direction de la Culture
- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels annuels et des bilans financiers
- Assurer le suivi des contacts de marché des prestataires en lien avec la commande publique

Accueil et secrétariat

- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service et transmission des messages.
- Renseigner le public sur les manifestations culturelles et sur la location des espaces culturelles, les orienter selon leurs demandes vers les services municipaux concernés ou autres institutions.
- Faire des AR pour toutes demandes de propositions de spectacles (mail et courrier) et rédaction de courriers divers, de comptes rendus de réunion, etc.
- Etablir des conventions, des décisions municipales, des certificats administratifs, des factures, .
- Déposer / récupérer le courrier en mairie.
- Gérer le stock et les commandes des fournitures de bureau 1 fois par mois.
- Assurer la gestion administrative des locations du Lavoir Vasserot avec tenue du planning d'occupation et suivi des encaissements sur les tableaux de bord.
- Rédiger les conventions, les décisions municipales, les factures, etc.
- Traitement et suivi de toutes les demandes de location du site.
- Accueillir les exposants, établir les états des lieux d'entrée et de sortie et veiller au bon état général du bâtiment en lien avec sa hiérarchie.

Régisseur suppléant de la régie des Actions Culturelles et des sous régies de la BMJ, du musée des papillons et du Château de la Moutte - Domaine Emile Ollivier

- Effectuer des encaissements.
- Vérifier la caisse.
- Etablir les divers bordereaux comptables pour le Trésor Public et le service des Finances.
- Tenir à jour les registres comptables et la gestion sur les tableaux informatiques des stocks d'articles, et faire l'inventaire annuel des stocks.
- Gérer les tableaux informatiques de gestion des stocks d'articles.
- Préparer la régie avec les sous régisseurs des Actions Culturelles pour remise au Trésor Public.
- Gestion du compte DFT en lien direct avec le Trésor Public.
- Prendre en charge les fonds de caisse des sous régies au Trésor Public et les restituer


Assistance technique

- Préparer les lieux accueillant les manifestations.
- Aider à l'installation des œuvres et/ou des manifestations.
- Aider à l'accueil des artistes lors de manifestations musicales, culturelles et autres (expositions, concerts, .)
- Aider à l'accueil des prestataires et les assister durant leur prestation.
- Accueillir les publics et garantir leur sécurité lors des manifestations.
- Gardienner les expositions mises en place par les Actions Culturelles et assurer les actions de médiation.
- Accueillir le public et tenir la caisse des billetteries/boutiques.
- Apporter son appui aux équipes en place dans les équipements culturels concernés.

Type de contrat : 3 mois renouvelables

Contraintes :

- Travail éventuel le samedi et le dimanche
- Travail de nuit. Travail en extérieur
- Port occasionnel d'un uniforme lors des manifestations

Ce que nous offrons:

- Carte ticket restaurant (9 € par ticket dont 60% pris en charge par l'employeur)
- Prise en charge du stationnement ou navette maritime
- Forfait mobilité durable