Assistant / Assistante du Directeur de la Formation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

3 An(s) - Assistant/e direction

Salaire

Annuel de 30000.00 Euros à 33000.00 Euros sur 13 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

La CCI Campus Moselle recrute un/une Assistant/Assistante du Directeur de la Formation en CDI. Le poste est basé à Metz (57).
Poste rattaché au Directeur de la Formation de la CCI Campus Moselle.

VOS ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer l'assistanat/secrétariat du Directeur / Directrice de la Formation et du Responsable du CIBC :
- Rédaction de comptes-rendus de réunions diverses, sous contrôle du Directeur. Gestion de l'agenda, organisation des déplacement et prises de RV, tri quotidien des courriels, gestion des contacts. Classement des documents. Présentations à réaliser (power point, etc.).
- Assistanat pour la Responsable du Centre interinstitutionnel de Bilan de compétences (CIBC) : Assurer l'accueil téléphonique et physique des bénéficiaires, identifier leurs demandes et les mettre en relation avec le bon interlocuteur et/ou transmettre des informations et explications techniques simples. Gestion de dossiers, exécution et suivi des documents administratifs et des tâches courantes (courriers, etc.).
- Toutes tâches de secrétariat auprès du Directeur de la Formation incluant la prise de note, la gestion des congés (sous le contrôle du Directeur de la Formation). Préparer et envoyer les courriers, conventions et gérer les documents officiels internes et externes.
- Renseigner les outils de pilotage, tableaux de bord, statistiques, questionnaires de satisfaction, enquêtes, etc.
- Editer des factures et les déposer sur les plateformes. Réaliser des opérations de reprographie, de pointage et de classement.
- Remplacer le cas échéant l'assistante de la Direction Générale de la CCI et toute mission ponctuelle d'assistanat auprès des services de CCI Formation.
- Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes informatiques. Respecter les procédures propres à la CCI. Préparation et gestion de tableaux de bord financiers et d'indicateurs du fonctionnement de l'activité de la Direction de la Formation.
- Aide à la réalisation d'enquêtes de satisfaction clients, à la réalisation de sondages, à la rédaction de dossiers qualité (mise en page.)
- Appui ponctuel aux préparations annuelles des budgets et des plans d'actions avec le Contrôleur financier, sous la responsabilité du Directeur de la Formation.
- Disponibilité lors d'événements/manifestations ponctuels de CCI Campus Moselle (remise des diplômes, 'Nuit de l'orientation', accueil lors de manifestations diverses).

COMPETENCES ET CONNAISSANCES ESSENTIELLES
- Appliquer les consignes propres à son champ d'action et alerter en cas d'incertitude.
- Avoir un bon relationnel et un bon sens de la communication et transmettre les informations nécessaires à la bonne exécution des activités, missions et prestations.
- Avoir une expérience de quelques années de l'assistanat de direction.
- Aptitude à la rédaction écrite et réelle maîtrise/goût pour les outils bureautiques et informatiques.
- Être doté d'un bon esprit d'initiative, d'un sens du service et savoir faire face aux imprévus.
- Sens de l'organisation, compétences organisationnelles, goût pour le travail en équipe, rigueur, polyvalence.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et idéalement des systèmes de gestion de bases de données.
- Discrétion et respect de la confidentialité indispensables.

Poste non-cadre.

Pour candidater, CV et lettre de motivation