Secrétaire-Assistant(e) au Service Enseignement et Scolarité (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 7 Mois

Durée de travail

37H30 Travail en journée (37H30 Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1931.0 Euros à 2157.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Planifier des rendez-vous
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Très bonne maîtrise d'Office (Word, Excel)
• Gestion et de suivi de dossiers Exigé
• Très bonne capacité rédactionnelle en FR et AN Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat
• Bac+2 ou équivalents
  secrétariat assistanat multilingue
  ou Secrétariat de direction

Description de l'offre

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Secrétaire-Assistant(e) au Service de l'Enseignement et de la Scolarité (SES) pour la période du 2 décembre 2024 au 30 juin 2025.
Le SES est en charge, sous la supervision du Directeur des études, de l'organisation du recrutement des étudiants, de la gestion des bourses, de la coordination générale du déroulement des enseignements, de l'établissement des conventions de stage, de l'organisation des examens, de la délivrance des diplômes et du suivi des étudiants pour les 5 parcours de masters 2 pour lesquels le CIHEAM-IAMM est co-accrédité, ainsi que des étudiants en Master of Science.
A ce titre, le SES assure aussi la relation, sur un plan administratif, avec les établissements d'enseignement supérieur montpelliérains et dans les états membres du CIHEAM qui concourent à la mise en œuvre de ces masters. Les activités pilotées par le SES sont intégrées en tant que processus dans le périmètre de la certification Qualité ISO 9001.
En coordination avec la seconde assistante et sous la responsabilité du Directeur des études, le/la secrétaire-assistant(e) assurera plus particulièrement les missions suivantes :
1. Coordination générale du déroulement des enseignements et de la gestion administrative des stages
- Mise à jour et diffusion des syllabus
- Évaluation des enseignements
- Assistance du comité de la formation et de la pédagogie
- Suivi administratif des stages (conventions, relations administratives avec les entreprises, évaluation satisfaction)
- Suivi de l'assiduité des étudiants
- Saisie des notes et établissement de récapitulatifs des notes par semestre.
2. Organisation des examens et délivrance des diplômes ; suivi des diplômés
- Planning des soutenances, édition des relevés de notes
- Délivrance des diplômes et documents de réussite
- Traitement des enquêtes sur le devenir des diplômés.
3. Admission, inscription et gestion des bourses des étudiants de Master of Science
La réalisation de ces missions, outre des activités spécifiques à chacune d'elles, demande la réalisation de compte-rendu de réunions, de notes d'informations, et des relations quotidiennes, par téléphone ou messagerie électronique avec de nombreux partenaires internes comme externes.

PROFIL ATTENDU : BAC+ 2 en secrétariat - Très bonne maîtrise d'Office (Word, Excel) - Très bonne capacité rédactionnelle en français ET en anglais. Contacts et échanges quotidiens avec étudiants étrangers donc anglais indispensable.
Attention : clôture des candidatures le 12.11.24 - auditions prévues la semaine du 18.11.24 pour prise de poste prévue au 1er.12.24