Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2235.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Connaissances techniques de secrétariat Exigé
• Très bonne maîtrise des vecteurs de communication Exigé
• Très bonne qualité d’expression écrite et orale Exigé
• Bonne maitrise de Sifac, ADE, Biper, Notilus Exigé
• Respecter l’organisation collective du travail Exigé
• Anticiper les besoins et être force de proposition Exigé
• Bonne connaissance environnement universitaire Exigé
• Connaissances techniques de gestion administrative Exigé
• Bonnes notions de l’anglais (au moins écrit) Exigé
• Très bonne maitrise bureautique Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Présentation de la structure :

La direction générale déléguée « Bibliothèques et appui à la science ouverte » (DGD BAPSO) :
- Accompagne et soutient les activités d'enseignement et de recherche ;
- Identifie, acquiert et rend accessibles les ressources documentaires indispensables aux étudiants et aux chercheurs ;
- Forme à l'utilisation des ressources documentaires ;
- Coordonne le réseau documentaire pour l'Université ;
- Met en œuvre des actions de valorisation scientifique, technique, culturelle et sociale ;
- Suit les évolutions sociales, culturelles et technologiques afin d'améliorer l'offre de service.

https://bibliotheques.univ-grenoble-alpes.fr/bibliotheques/les-bibliotheques-164110.kjsp

Missions principales :

L'assistance de direction est constituée de deux agents en lien direct constant avec le directeur général délégué et son adjointe. Vous devrez assurer la fonction d'assistante du directeur général délégué BAPSO et de son adjointe.

Activités principales :

Assurer la fonction d'assistant(e) du Directeur général délégué BAPSO et de la DGD adjointe :

- Organiser les réunions pilotées par les DGD et DGDA, rédiger et transmettre les ordres du jour.
- Participer aux réunions du Comité de direction élargi (CODIREL) et en assurer le relevé de décision.
- Organiser et suivre la préparation du Conseil Documentaire de l'UGA ; assurer la tenue des réunions et la préparation du compte-rendu.
- Rédiger et mettre en forme des documents divers à la demande des DGD.
- Tenir à jour une documentation de référence, issue des rapports ministériels, de l'inspection générale, etc. sur tous les sujets en lien avec les bibliothèques (y compris de lecture publique).
- Organiser les déplacements des DGD / DGDA, et le déroulement des réunions extérieures (lien avec les partenaires rencontrés, y compris internationaux).
- Gérer les inscriptions aux différents congrès et journées professionnels annuels.
- Contribuer à l'organisation des temps forts de la vie de la DGD BAPSO (notamment l'assemblée générale des personnels, les séminaires extérieurs du Codir).
- Assurer le suivi des parapheurs (vérification, mise à la signature et envoi au DGS).
- Tenir et coordonner l'agenda du DGD et de la DGD adjointe (DGDA).
- Préparer le planning annuel de l'ensemble des réunions de la direction.
- Gérer le courrier papier et électronique, les synchronisations d'agenda électronique, les appels téléphoniques.
- Tenir à jour le fichier des contacts UGA et extérieurs.
- Assurer l'accueil physique et orienter les personnes sollicitant des rendez-vous avec l'équipe de direction générale.

Appuyer les membres du CODIR de la DGD BAPSO :

- Suivre les conventions de la DGD BAPSO et tenir à jour du tableau de bord correspondant.
- Suivre les dossiers Erasmus.
- Gérer la campagne annuelle des cotisations Alma-Primo.
- Participer aux saisies d'indicateurs pour les enquêtes ministérielles.
- Préparer les plannings d'astreinte des membres du Codir.
- Préparer les calendriers d'ouverture des BU, soumis au vote du conseil documentaire.
- Organiser des rendez-vous et réunions.
- Organiser les déplacements des membres du Codir.
- Gérer des réservations de salles.

Missions transversales :

- Mettre à jour l'organigramme général et détaillé de la DGD.
- Alimenter l'intranet de la DGD (listes de diffusion, etc.).
- Gérer l'espace partagé pour l'archivage des documents de référence (notes de service, etc.).