Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 24500.0 Euros à 32000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planning du personnel Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Description de l'offre

- Assurer le secrétariat courant : traitement du courrier, plan de classement et d'archivage, gestion de l'agenda, des contacts, filtrage des appels en apportant si besoin des éléments de réponse permettant l'avancement des dossiers
- Assurer le suivi des dossiers de la direction, en tenant compte des échéanciers
- Gérer l'organisation des réunions internes ou externes du directeur, de manifestations ou séminaires, des instances et réunions de direction
- Participer à certaines réunions et rédiger les comptes rendus
- Préparer et diffuser les notes de service et autres éléments de communication interne
- Participer l'organisation de manifestations liées aux activités de l'école
- Participer à l'élaboration des dossiers et documents en lien avec le directeur
- Gérer les commandes de fournitures de bureau pour la direction de l'école
- Assurer une entraide avec les assistantes des autres directions transverses de l'école
- Réaliser les ordres de mission du directeur et en assurer le suivi
- Organiser les déplacements et traiter les remboursements et les frais de missions du directeur et de la Direction de la Qualité et de l'Impact
- Organiser les réceptions
- Contribuer à la préparation du budget de la direction et de la direction de la Qualité et de l'Impact et assurer son suivi dans le cadre de la notification budgétaire
- Engager les dépenses demandées par la direction
- Etablir les bons de commande et certifier les factures
- Assurer l'interface avec la Direction des Affaires Financières
- Mettre à jour les tableaux de bords
- Collecter et enregistrer les encaissements des recettes propres de l'école : droits et frais de scolarité et différentes recettes liées à l'activité de l'école
- Effectuer les opérations mensuelles de clôture de la régie en collaboration avec l'agent comptable de l'Institut Mines-Télécom et la Direction des Affaires Financières du campus