Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H (35H)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Mensuel de 2251.74 Euros à 2329.45 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger

Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Planifier des rendez-vous Exigé
• esprit d'équipe Exigé
• diplomatie, sens de la discrétion Exigé
• savoir être réactive et pro active Exigé
• optimisme Exigé
• Esprit coopératif et solidaire Exigé
• capacité à créer et faire du lien Exigé
• Aisance relationnelle, source de convivialité Exigé
• sens du service public Exigé
• qualité d'écoute et de médiation Exigé
• autonomie Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  assistante gestion administrative
• CAP, BEP et équivalents Exigé
  secrétariat communication

Description de l'offre

Territoire situé en périphérie nantaise, la Communauté de communes Sèvre & Loire comprend
50 000 habitants, 11 communes, 280 agents. L'organisation des services de l'intercommunalité se déploie en 5 pôles (ressources, animation du territoire, aménagement et attractivité du territoire, environnement et patrimoine, et solidarité).
DESCRIPTION DU POSTE
Dans le cadre d'un renfort et soutien à l'activité actuelle des pôles, sous la responsabilité des Directrices des Pôles Animation du Territoire (AT) et Aménagement & Attractivité du Territoire (AAT), l'équipe d'assistant(e)s des pôles AAT, AT aura à cœur de contribuer à la dynamique et la fluidité des informations au sein des pôles et du site de l'Espace Loire.
MISSIONS PRINCIPALES
- Être facilitateur(trice) auprès des directrices et des équipes :
- Apporter une aide permanente, dynamique et adaptée en termes d'organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers et de classement
- Organiser et planifier des réunions, en assurant un suivi adapté : alerte, envoi de convocation, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles, de matériel et éléments de convivialité.
- Gérer les agendas en prenant en compte les impératifs définis par les directrices et les services
- Contribuer avec bienveillance et fiabilité à une organisation fluide et efficace, en s'autorisant par exemple à avoir un rôle d'alerte ou savoir anticiper les actions à mener
- Saisir et/ou rédiger différents actes administratifs : courriers, ordre du jour, compte-rendu, arrêtés, décisions .
- Assurer le suivi des instances des pôles en lien avec les services (Commissions, Bureau Communautaire, Conseil Communautaire, Commissions, rédaction et suivi des arrêtés, .)
- Suivre les congés/ARTT des agents des pôles en lien avec le service Ressources Humaines
- Répertorier des besoins matériels et passer des commandes pour les services
- Assurer des missions d'assistante de service pour certaines équipes, telles que l'urbanisme, le développement économique, la planification ou encore la lecture publique.
- Assurer un appui et un lien avec le pôle Solidarité concernant : la gestion des signatures et parapheurs, les demandes de subventions, les commandes globales de fournitures, la diffusion d'informations concernant l'organisation de la collectivité ou des espaces de travail.
- Informer sur les différentes thématiques des pôles
- Recevoir, filtrer et transmettre des appels téléphoniques et des accueils physiques à l'échelle des Pôles
- Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
- Apporter un appui au sein ou en dehors des pôles
- Participer activement et être force de proposition au sein de la communauté des assistantes pour harmoniser les pratiques, favoriser la bonne circulation de l'information
- Se remplacer et se soutenir en étant un trio efficace et solidaire
- Assurer l'accueil du Service Urbanisme occasionnellement
- Assurer des remplacements ponctuels à l'accueil général de la collectivité ou auprès des assistantes des autres directions.
- Contribuer de façon conviviale à l'esprit d'équipe et à la qualité de vie au travail
- Être à l'écoute en s'adaptant aux divers modes de communication, tout en sachant relayer l'information et en étant au contact quotidien des équipes des Pôles
- S'investir au sein de l'équipe
- S'investir dans les événements organisés par les Pôles et/ou la collectivité
CONDITIONS D'EXERCICE
- Lieu de travail basé à Divatte-sur-Loire
- Temps complet (35 heures)
- Permis B indispensable