Assistant de direction et de communication (F/H)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Travail en journée (39H Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer un accueil téléphonique
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Relayer de l'information
• Gérer un planning
• Formation juridique appréciée
• Maîtrise des outils de bureautique Exigé
• Excellente expression orale et rédactionnelle Exigé
• Connaitre les règles budgétaires Exigé
• Connaitre la comptabilité publique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  secrétariat assistanat projet
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  gestion PME PMI

Description de l'offre

Placée sous l'autorité du Directeur de la Prévention Médiation Sécurité, l'assistant(e) de
direction est en charge de l'accueil et de l'orientation des habitants (accès au droit), de la
gestion des plannings des différents pôles de la direction, du suivi des dossiers, des projets,
de la comptabilité de la direction et des relations avec les fournisseurs notamment ceux des
parcs de stationnement.

Activités:

- Gérer l'agenda du directeur
- Constitution et préparation de dossiers
- Rédiger des conventions, arrêtés et délibérations
- Préparer les réunions, assurer la logistique et réaliser des
comptes rendus (Cellule de veille, CLSPD, bailleurs, copropriétés,
etc.).
- Etablir des statistiques de la délinquance
- Rédiger et suivre les demandes de subventions
- Organiser l'accueil et le suivi des TIG
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers,
rapports annuels, convocations, etc ),
- Participer au montage et au suivi des projets de la direction
- Réalisation de mailings, mise à jour les bases de données
(annuaire, organigramme )
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents de la
direction (évaluations pro etc.)
- Assurer la gestion des demandes de réservation de salles
- Gestion du courrier via DOTELEC (enregistrement, suivi,
rédaction de courriers de réponses)
- Etablir les commandes des fournitures pour l'ensemble de la
DPMS
- Rechercher et diffuser la documentation
- Apporter un appui de secrétariat ponctuel aux autres cadres de
la DPMS
- Gérer les prises de RDV du Délégué du Défenseur des droits
- Gérer les prises de RDV de la Médiatrice familiale
- Gérer le lien entre les usagers et le Conciliateur de justice
- Transmettre l'agenda et documents aux intervenants extérieurs

COMMUNICATION:

- Transmettre à Mme la Maire, la maire adjointe, au Cabinet et au
DGS les incidents et statistiques communiqués par les
partenaires.
- Entretenir des relations partenariales avec les acteurs locaux
(Police, Justice, préfecture, Éducation Nationale, bailleurs
sociaux, amicales de locataires, syndics de copropriété, etc.)

ACCUEIL DE LA DPMS:

- Réceptionner les appels téléphoniques
- Accueillir, informer et orienter les usagers de la Direction
- Accueillir le public du Délégué du Défenseur des droits, du
Conciliateur de Justice
- Réorientation éventuelle des demandes auprès des services
administratifs
- Enregistrement des appels et visites au poste

COMPTABILITE DE LA DIRECTION:

- Assurer la comptabilité sous ASTRE GF : Suivre les factures,
établir les bons de commande, liquider les factures, annexer les
pièces justificatives
- Saisir la proposition de budget et suivre son exécution en lien
avec le directeur
- Etablir les opérations de fin d'exercice (rattachements)

CARTES DE STATIONNEMENT:

- En lien avec le directeur, réaliser et suivre les cartes de
stationnement dématérialisées sur voirie
- Suivre le renouvellement des contrats de maintenance des
Parkings et de la vidéo protection

AUTRES MISSIONS:

- Accueillir les usagers de la Police municipale en l'absence de
l'agent d'accueil
- Traiter les demandes
- Gérer avec le directeur, le courrier de la Police municipale sous
DOTELEC
- Transmettre des informations transversales aux partenaires
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux
nouveaux outils numériques ou de gestion.

AVANTAGES:
- Prime annuelle
- Dispositif d'action sociale "CNAS"
- Participation employeur à la mutuelle (si contrat labellisé)
- Politique de formation active
- 1 jour de télétravail possible après 6 mois d'ancienneté

Particularités ou contraintes du poste :

Possibilité de travail en soirée et le week-end en fonction
d'évènements du service