Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H (35H)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1780.0 Euros à 1800.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Utilisation d'une machine à affranchir Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Identifier, traiter une demande client Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

L'Assistante d'accueil exécutera les missions qui lui seront confiées par la Direction du Cabinet, en liaison avec les autres collaborateurs (Gestionnaires, Comptables, assistantes, Gérance, contentieux assurances, .)
- Accueil téléphonique des clients, copropriétaires, locataires, bailleurs, des entreprises et généralement de toutes les personnes qui se présentent à notre Société.
- Assurer l'ouverture et la ventilation, à l'ensemble des collaborateurs, du courrier reçu par la voie postale et ou par la boîte générale e mail
- Accueillir les membres des conseils syndicaux, les copropriétaires, les locataires lors de leurs appels téléphoniques et visites en nos bureaux, aviser et rendre compte aux collaborateurs, gestionnaire, assistante, comptable ou à la Direction leurs attentes
- Saisir, mettre sous pli et affranchir, dans les délais légaux, aux copropriétaires les courriers, les convocations et les procès verbaux des assemblées générales
- Assurer la continuité du service à la clientèle lors de l'absence de collaborateurs pour des raisons de maladie, congés.
- Emettre des avis qui permettent d'améliorer la qualité du service à notre clientèle.
- Tenir, maintenir à jour le classement et l'archivage des dossiers.
- Scanner l'ensemble des documents retournés par la poste (avis de réception, justificatifs d'envoi recommandés, enveloppes en retour)
- Veiller au bon fonctionnement des équipements et de l'approvisionnement des fournitures du Cabinet (consommables informatique et bureautique).

- Ce poste requiert, de l'autonomie, de la rigueur, de la discrétion, un sens aigu du relationnel, la maîtrise de l'outil informatique.