Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 1801.73 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat

Description de l'offre

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes:

Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne de leur travail, préparation de tous dossiers de travail : complétude documentaire, recherche de sources et de ressources, mise en forme documentaire
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en particulier les réunions liées au Conseil d'Administration ainsi que tous les actes, procédures et suivis afférents. Rédaction du procès-verbal sur la base d'un enregistrement audio et des notes prises en séance
Élaborer le calendrier de la direction, arbitrage et pilotage des événements en vue de maintenir la fluidité et de l'équilibre des temps de représentation et de conception des cadres de direction
Assurer l'accueil et le filtrage physique, numérique et téléphonique
Gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction, suivi et supervision des flux numériques (réorientation, archivage, suite à donner)
Assurer l'interface avec l'interne et l'externe notamment en direction des instances académiques et nationales
Organisation et suivi du calendrier des astreintes des cadres et agents techniques
Traitement des dossiers de délégation de signature des cadres pour l'ensemble des structures
Suivi du courrier spécifique de la direction et selon les cas élaboration de réponses
Suivi des affaires réservées et coordination interservices pour la résolution des dossiers, veille actualité sur l'environnement institutionnel
Archivage physique et numérique
Gestion du stock de fournitures informatiques (commande et et gestion)
Administration du logiciel e-parapheur
Pilotage du parc véhicule des services centraux et lien avec le prestataire en charge de la maintenance

En cas d'urgence ou de nécessité de service disponibilité au-delà de l'amplitude ordinaire de travail
Travail concerté avec alternante sur le service pour l'année 2024-2025
Descriptif du profil recherché

Connaissances :
- Système éducatif et enseignement supérieur et ses enjeux et notamment réseau des œuvres universitaires
- Techniques de documentation
- Culture internet
- Environnement professionnel : organigrammes, compétences, relais
- Environnement socio-économique
- Techniques de communication
- Processus d'archivage physique, et numérique
- Modes de fonctionnement des administrations publiques


Compétences opérationnelles :
- Apporter une réponse personnalisée
- Réaliser des synthèses
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer les aléas

Compétences comportementales :
- Sens de l'initiative
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité