Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Offre publiée le 10/09/2024
Offre d'emploi
- Type de contrat
- CDD - 3 Mois
- Durée de travail
- temps partiel Autre (temps partiel Autre)
- Expérience
- 24 Mois
- Salaire
- Mensuel de 884.00 Euros à 1000.00 Euros sur 12 mois
- Permis demandé
- Aucune information
Entreprise
- Employeur
- Non renseigné
- Secteur d'activité
- Organisation de foires, salons professionnels et congrès (Code NAF 82.30Z)
Lieu de travail
34 - MONTPELLIER (Code postal 34000)
Déplacement
Ponctuels Zone nationale
Compétences nécessaires
- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Formations nécessaires
- Bac+2 ou équivalents Exigé
Description de l'offre
Agence internationale de communication et d'événementiel se dédie exclusivement au domaine de la santé. L'humain et l'écoute sont au cœur de notre processus d'organisation en présentiel ou en distanciel. Nous œuvrons quotidiennement pour construire & donner vie aux projets de nos clients, des fondations aux
dernières finitions.
Nos clients sont pour la plupart des associations professionnelles de santé. Dispersées aux quatre coins du monde (Europe, Asie et États-Unis), notre rôle est de rassembler les membres en présentiel ou en digital et maintenir ainsi les liens entre eux en favorisant la transmission des connaissances.
Missions principales : Assister la chargée administrative dans sa mission qui est
d'apporter un soutien administratif aux chargés de congrès et à la Direction
Support congrès
- Gérer quotidiennement les différentes boites mails et le téléphone
- Assurer la gestion administrative et la facturation des congrès : gestion des contrats des différents partenaires, émission des documents demandés (lettre de sollicitation, lettre de mandat etc.), émission de devis, de factures, relances sponsors et gestion du suivi de la partie financière en collaboration avec le chargé de projet
- Régler les factures des prestataires
- Faire les rapprochements relevés bancaires / factures pour envoi l'expert-comptable (mission mensuelle)
- Mise à jour mensuelle du budget des congrès avec le relevé bancaire
Secrétariat Associations Professionnelles de Santé
- Planification de réunions (doodle, mail.), gestion de la boîte mail, rédaction et envoi des comptes-rendus de réunion
- Travailler en étroite collaboration avec le bureau des associations dans l'organisation et la mise en place de projets et vie administrative d'une association (AG, CA, Cotisations etc..)
- Assurer la coordination entre les différents protagonistes : client, prestataires, staff ANT CONGRES
- Mise à jour ponctuelle du site internet des associations
Support Direction
- Suivi de planning de congés
- Commandes fournitures
- Saisir des comptes rendus de réunions
Compétences attendues
- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet)
- La connaissance d'outils collaboratifs (zoom, teams,...), d'un logiciel de comptabilité.
- Maîtriser l'anglais est un plus
Votre profil
- Capacité à travailler dans un espace de type « open-space »
- Sens du travail en équipe
- Gestion des priorités
- Rigueur et organisation
- Capacités d'anticipation
- Autonomie
- « Multitasking »
Identifiant de cette offre d'emploi sur France Travail : 180WHSZ
Libellé ROME de l'offre d'emploi : Secrétaire (Code ROME : M1607)
Autre appellation de l'offre : Assistant administratif / Assistante administrative
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