Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H20 (37H20)

Expérience

24 Mois

Salaire

entre 1855€ et 1919€ brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Assurer l'encadrement hiérarchique
• Conduite de projet
• suivi du bon déroulement des campagnes inscription
• Techniques de communication
• Organisation de l'enseignement supérieur

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Contexte du recrutement :

Ce recrutement intervient dans le cadre d'un potentiel remplacement, il est donc susceptible d'être vacant.

La Direction des Études et de la Scolarité (DES), composée de 29 agents, est sous la double responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Études et de la Scolarité est composée de 2 pôles chargés de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des formations proposées par l'université à ses quelque 22 000 étudiants et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap. Elle travaille en étroite collaboration avec les services ministériels pour la gestion des procédures d'accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l'offre de formation et le suivi individuel des étudiants.

Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique communes à l'ensemble des filières, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance des diplômes

Missions :
La-le responsable du service des inscriptions administratives coordonne l'accueil et l'ensemble des inscriptions administratives en présentiel et à distance du centre de gestion Montpellier (environ 19 000 étudiants). À ce titre, elle-il encadre l'équipe du service et supervise la régie de recette associée.

Mission 1 : Assurer l'encadrement hiérarchique, l'animation et la formation de l'équipe du service (5 agents).

- Assurer l'encadrement des personnels du service et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative, participer à leur montée en compétences.

- Accompagner les nouveaux agents dans leur prise de fonction.

- Mobiliser et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs du service.

- Réaliser les tableaux de bord du service, identifier les indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.

Mission 2 : Coordonner l'organisation et assurer le suivi du bon déroulement des campagnes d'inscriptions administratives.

- Coordonner l'accueil physique et électronique des usagers en lien avec les inscriptions administratives.

- Établir, en lien avec la direction, les calendriers et tous les documents nécessaires à l'inscription.

- Coordonner l'organisation des chaines d'inscription en définissant les besoins et moyens nécessaires (matériels, locaux, vacations, etc.).

- Procéder au recrutement, à la formation et à l'encadrement des vacataires de la chaine d'inscription (environ 30 vacataires/an).

- Assurer le suivi du bon déroulement des campagnes d'inscriptions administratives.

- Superviser la régie des recettes du service.

Mission 3 : Participer à la mise en qualité des données de scolarité et à l'amélioration des processus dans le domaine des inscriptions administratives.

- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.

- Participer à la modernisation du service et à la simplification des procédures.

- Assurer la circulation de l'information (ascendante et descendante), communiquer avec les composantes, les services de l'université et les partenaires extérieurs.

- Participer aux réunions Effiscol.

- Assurer le traitement des anomalies SISE pour le centre de gestion Montpellier.

- Se tenir informer de la réglementation dans le domaine de la scolarité, s'en porter garant et l'actualiser.

Mission 4 : Superviser les campagnes de césures.

- Mettre à jour les documents de la campagne de césure.

- Coordonner la collecte des dossiers de césure en lien avec les composantes et assurer la présentation des dossiers en commission.