Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

selon grille indiciaire EN

Permis demandé

Aucune information

Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• connaissance du secteur de la formation
• maitrise de l'outil informatique
• maitrise de l'environnement numérique

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Le réseau des GRETA est un Groupement d'Etablissements publics spécialistes de la formation professionnelle. Au cœur des territoires, notre réseau d'experts s'appuie sur un partenariat fort de plus de 300 entreprises pour répondre aux besoins économiques et aux enjeux professionnels de demain. Notre offre de formations s'articule autour de nombreux domaines d'activités : - Audiovisuel - Bâtiment - Bilan de Compétences - Coiffure, esthétique - Compétences Générales, Langues, Français langue étrangère - Hôtellerie/Restauration - Industrie - Informatique, numérique - Logistique transport - Métiers d'art - Optique - Sanitaire/Social - Services aux entreprises : sécurité et propreté - Tertiaire commercial, administratif et comptabilité - VAE Notre offre de formations répond aux besoins de développement de compétences : - Des salariés en reconversion ou évolution professionnelle, - des demandeurs d'emplois, - et des jeunes actifs. Notre offre de formations répond aux exigences de qualité : Qualiopi, Charte H+ Notre structure en quelques chiffres : + de 50 ans d'expériences, 77 salariés permanents, 285 vacataires, 25 sous-traitants Des professionnels issus de l'entreprise, 72 lycées et collèges mobilisés, sur différents sites de formation (Allier, Cantal, Haute Loire et Puy de Dôme) + 5 300 stagiaires formés par an dont l'apprentissage. 90% de taux de réussite. + 700 entreprises clientes 13 millions de CA

Vos missions: Assurer la gestion administrative, matérielle et financière concourant au fonctionnement des actions de formation. Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités du service.
Vos activités principales: Gestion de l'accueil et de la logistique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et ex-ternes
- Gérer le courrier postal et électronique entrant/sortant
- Mettre en forme les documents administratifs (compte-rendu, affiche.)
- Assurer la gestion des fournitures, du petit matériel et des véhicules de service
- Participer à l'organisation documentaire
- Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil
Gestion de l'accueil et de la logistique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer le courrier postal et électronique entrant/sortant
- Mettre en forme les documents administratifs (compte-rendu, affiche.)
- Assurer la gestion des fournitures, du petit matériel et des véhicules de service
- Participer à l'organisation documentaire
- Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil
Pédagogie - Préparation et suivi des actions de formation :
- Réserver les salles
- Préparer les fiches de renseignements et émargements pour le recrutement / informations collectives, envoyer les convocations et les lettres de refus
- Editer les convocations, émargements, autorisations de sorties
- Valider sur les applicatifs clients l'entrée en formation
- Créer et gérer les dossiers administratifs des apprenants : conventions de formation, attestations d'entrée et de fin de formation, livrets d'accueil, conventions de stage le cas échéant
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs et pédagogiques
- Saisir les heures apprenants et formateurs.trices, les présences / absences, les tableaux de bord sur les applicatifs dédiés internes et/ou externes
- Clôturer les actions : avenants des conventions de formation, justificatifs pour la facturation, archivage (papier et/ou numérique)
- Gérer la rémunération des apprenants
- Participer à la réalisation des suivis post-formation, saisir les données sur les applicatifs dédiés internes et/ou externes et en assurer la transmission
- Participer aux réunions pédagogiques et d'organisation si besoin
- Gérer les relations administratives avec les partenaires