ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Mensuel de 2041,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


Sous la responsabilité de la Directrice de site, vos principales missions seront :
 
1.     ACCUEIL ET SECRÉTARIAT
►     Prise en charge de l'accueil téléphonique, l'accueil sur le site et l'orientation des personnes.
►     Lors des sessions de recrutement, accueillir les candidats et collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
►     Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers.
►     S'assurer de la bonne transmission des informations du planning et des convocations associées (formations, visites médicales,.) aux encadrant.es et salarié.es en insertion.
 
2.     SUIVI ADMINISTRATIF DES SALARIÉS
►     Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats.) et externes (DPAE, agréments, etc.).
►     Effectuer les démarches d'embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE.) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour de la plateforme ASP Sub : ASP IAE et/ou ASP EA2 .).
►     Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salarié.es permanents et en insertion, et les transmettre au service Paie en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d'acompte, justificatifs de transport, régularisations. Gérer l'envoi des bulletins de paie des salarié.es permanents et en insertion.
►     Saisir les données de suivi des heures mensuelles (congés, formations assurées par Acces, heures de travail) dans les outils Ares de gestion du temps et de l'accompagnement (Chronos, Siham).
►     Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salarié.es en insertion (prise de rendez-vous, envoi des convocations, aide à l'organisation pratique des départs/sorties si nécessaire, renseigner et mettre à jour le logiciel de suivi Siham et l'ASP).
 
3.     SUIVI ADMINISTRATIF D'EXPLOITATION ET GESTION DU SITE/DES LOCAUX
►     Contribuer à la gestion des fournitures administratives et les consommables alimentaires de l'établissement.
►     Coordonner l'intervention des prestataires externes (vérification & maintenance : Incendie, climatisation, chauffage, etc., ménage, petites réparations, etc.) et faire leur suivi.
►     Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.
 
Des missions additionnelles, pourront vous être confiées en fonction des besoins.
 
PROCESSUS DE RECRUTEMENT
►     Un entretien RH
►     Un échange avec la Responsable d'Accompagnement Socio-Professionnel (RASP)
►     Un entretien avec la Directrice du site



Profil recherché :


FORMATION :  niveau BAC+2 en Gestion des Ressources Humaines ou administration du personnel ou paie
 
EXPÉRIENCE : Expérience souhaitée à des postes similaires de 2 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l'activité économique (SIAE).
 
COMPÉTENCES : Compétences relationnelles, d'écoute et respect de la confidentialité. Capacité d'organisation dans un contexte évolutif. Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires variés. Capacités rédactionnelles. Maîtrise de l'outil bureautique : Word, Excel, Outlook. Connaissance de logiciels : Gestion du temps, Outil de gestion de la paie.
 
QUALITÉS PERSONNELLES : Patience, Bienveillance, Adaptabilité, Polyvalence, Rigueur, Autonomie, Adhésion au projet, Sens de l'engagement et Esprit d'équipe.
 
RÉMUNÉRATION : CDI, Statut employé, 2 041 euros brut mensuel pour 39 heures hebdomadaires + 6,5 jours de RTT par an + Tickets restaurant à 9,50€ (dont 60% à la charge de l'employeur) par jour travaillé + Mutuelle familiale.