Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description du poste :
Adecco Recrutement recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour la Direction générale et le Président.
Vous serez intégré(e) à l'équipe de la Direction afin d'assurer un soutien administratif auprès de la Direction générale et du Président, de coordonner les réunions des instances décisionnelles et de formaliser leurs comptes rendus. Vous interviendrez également en appui des membres de la Direction financière et du service gestion électronique des courriers-Accueil.
Vos principales missions :
1. Gestion administrative pour la Direction générale et le Président :
- Prendre en charge les appels téléphoniques et gérer les agendas.
- Rédiger et suivre la correspondance (courriers et emails).
- Superviser la production et la mise en forme du rapport administratif.
2. Coordination avec les administrateurs :
- Organiser les réunions des instances (logistique, invitations, suivi des participations).
- Préparer, formaliser et publier les documents et comptes rendus des réunions via l'extranet (SharePoint).
- Communiquer les procès-verbaux aux autorités compétentes et assurer leur validation.
- Participer à la préparation des élections triennales du Conseil d'administration.
3. Soutien administratif à la Direction générale et financière :
- Gérer l'organisation des commandes, des réunions, des déjeuners et des déplacements professionnels.
- Préparer les dossiers pour les comités de gestion.
- Contribuer à la numérisation et au classement des archives administratives.
4. Assistance au service gestion électronique des courriers (GEC)-Accueil :
- Accueillir les visiteurs et assurer l'ouverture et la fermeture des locaux en respectant les consignes de sécurité.
- Gérer les appels via le standard téléphonique sous TEAMS.
- Traiter le courrier entrant et sortant (tri, indexation, affranchissement) en lien avec les prestataires.
Informations complémentaires :
- Poste en CDI temps plein, à pourvoir ASAP.
Description du profil :
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et autonome.
- Vous avez un excellent sens relationnel et appréciez le travail en équipe.
- Vous êtes doté d'une grande flexibilité horaire et d'un esprit polyvalent.
- Vous savez rester discret(e) et faire preuve de discernement dans vos échanges professionnels.
- Vous possédez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l'écrit qu'à l'oral) ainsi que des outils bureautiques et collaboratifs (TEAMS, Word, etc.).
- Votre adaptabilité et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés sont des atouts essentiels