Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Notre client est une propriété viticole d'exception rive droite qui souhaite renforcer son équipe administrative.

En tant qu'Assistant Administratif, vous serez encadré par le Responsable du Service Client et serez le référent de la gestion administrative, du bon déroulement du transport et du suivi des clients dans le cadre de la politique commerciale définie par la direction dans le respect d'objectif de qualité et d'efficacité.

 

Vos missions principales sont :

Gestion Administrative des ventes et des données :


Prendre en charge la liasse documentaire douanière pour l'expédition des commandes sur toutes zones géographiques.

Créer des étiquettes clients spécifiques en lien avec le Service Logistique et la propriété.

Gérer des archives documentaires et les contrats clients de stockage.

Aider à la saisie des instructions de mises primeurs et suivi et ponctuellement sur l'assistanat commercial selon les flux d'activités : organisation de visites clients, envoi d'échantillons etc


Gestion de la coordination transport :


Définir et optimiser la gestion des flux transports auprès de nos clients France et export.

Etablir la cotation transport.

Sélectionner les partenaires transporteurs selon les différents flux et pays destinataire.

Suivre les refacturations.

Contrôler les factures des prestataires de transports.

Gérer et suivre les opérations de transport avec nos partenaires.

Faire le suivi des livraisons.


Renfort BtoC sur les saisies de commandes :


Valider la commande définitive en respectant la localisation du stock.

Enregistrer leurs commandes et leurs délais.

Veiller au bon traitement des commandes clients (respect des tarifs, délais de livraison, qualité du service) et le suivi des livraisons.

Superviser la réalisation des phases de préparation des commandes, d'enlèvement des marchandises, de livraison (selon l'incoterm) entre la propriété et les chais.


Suivi du stock client :


Surveiller les anomalies du système informatique, les recenser et régulariser les contingents suite à l'analyse des anomalies.

Réaliser le suivi qualité du stock dégradé et des anomalies qualité, au travers des échanges de reconditionnement avec les chais.


Participation à la vie collective de la propriété (liste non exhaustive) :


Participer à des projets transversaux.

Participer activement au bon fonctionnement et à l'organisation des événements divers.

Participer aux événements lors des primeurs notamment les dégustations.

Compétences techniques :


Bac + 2 minimum 

Expérience de 5 ans sur un poste similaire

Anglais oral et écrit

Maitrise des outils informatiques (pack office)

Connaissances en douane et transport

Utilisation des CRM

Connaissance des processus de gestion et suivi de commande

Expérience avec un ERP

Expérience dans les vins et spiritueux


Compétences relationnelles :


Excellent relationnel ;

Capacité d’adaptation, d’initiative et d’autonomie ;

Ecoute active ;

Efficace, orienté solution ;

Rigueur et sens de l’organisation / Réactivité ;

Implication et motivation dans le travail