Office manager / Services généraux (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Pour une société spécialisée dans la production de Biogaz, Nous recherchons dans le cadre d'une création de poste, un.e Office Manager spécialiste des services généraux .
cadre de mission
Assistanat
* Gestion des déplacements des dirigeants, de leurs agendas, des prises de rendez-vous et demandes diverses (coursiers, taxi.),
* L'organisation de réunions et comités (dates, invitations, préparation de documents.),
* Rédaction de mail, rapports et supports de présentation internes demandés par la Direction générale.
Accueil et gestion administrative
* Gestion de l'espace accueil : accueil visiteurs, des courses (coursiers, taxis), des colis,
* Réponse aux appels téléphoniques,
* Traitement du courrier (arrivée/départ),
* Gestion et transmission des documents requis pour la comptabilité (factures) sur l'ensemble du périmètre d'intervention.
Gestion des locaux / équipements
* Interlocuteur privilégié et référent pour solutionner tous les sujets d'intendance et de fonctionnement opérationnel des locaux,
* Gestion des frais généraux (commande, réapprovisionnement des fournitures, suivi des factures, etc.),
* En lien étroit avec les services : gestion, planification, et organisation des évènements internes (formations, réunions, ateliers) : préparation des salles, soutien technique, commande auprès des prestataires, etc.
* Gestion des locaux, organisation de l'aménagement des lieux, du pilotage/coordination des prestataires intervenant pour les locaux et ses équipements,
* Organisation logistique de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, téléphonie, fournitures, badges, clés, installation physique, mise à jour des listes de contacts.)
* Gestion du matériel IT (PC, tablettes, imprimantes) : commande de matériel, suivi des stocks, coordination des livraisons et attributions en partenariat avec les services concernés et le prestataire IT
* Gestion des accès aux systèmes d'information (création des profils, suivi des activation / désactivation des accès)
* Gestion flotte automobile (gestion administrative de la commande, suivi des contrats de location, gestion des cartes carburant, reporting)
PROFIL
* Gestion administrative et bureautique : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
* Gestion de planning : capacité à planifier et gérer les agendas, coordonner les rendez-vous et événements internes et organisation de réunions
Soft Skills
* Excellente capacité à communiquer (à l'écrit comme à l'oral), que ce soit avec les collègues, la direction, ou des partenaires externes.
* Sens du détail et capacité à anticiper les besoins.
* Organisation et gestion des priorités : être capable de gérer des tâches multiples et de prioriser en fonction des urgences.
* Etre à l'aise dans un environnement changeant, avec la capacité de jongler entre différentes responsabilités
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 34¿000,00€ à 40¿000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel