ESSET Property Management - Assistant / Assistante gestionnaire en immobilier (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Esset Property Management, filiale du groupe Emeria, recrute !
Avec déjà 40 ans d'expérience et 600 collaborateurs sur le territoire. Acteur de référence de la gestion de patrimoine immobilier pour le compte de clients institutionnels, Esset Property Management intervient sur toutes les classes d'actifs et gère 19 millions de m² en immobilier d'entreprise et 20 000 lots en résidentiel.
Rejoindre Esset PM, c'est :
Rejoindre une entreprise multi-métiers où il est possible d'évoluer et construire sa carrière. Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap.
S'inscrire dans un groupe leader, entrepreneur et expert
Travailler au cœur de la vie de tous, au plus près de ses clients
Être influenceur de la transition énergétique
Vos futures missions et responsabilités
Sous la responsabilité du Responsable Property Management / Property Manager, vous assurez la gestion administrative et opérationnelle d'un portefeuille d'immeubles tertiaires à travers les missions suivantes :
1. Gestion administrative et technique
Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires et les entreprises et le gestionnaire
Retranscrire les comptes-rendus
Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique
Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec le responsable de service/site
Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs)
Etablir et envoyer les bons de commande
Gérer des dossiers assurances
Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site
2. Gestion administrative du patrimoine- Rédiger les comptes rendus de réunion
Aider à la planification des rendez-vous et réunions
Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe
Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB.
Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client
Assurer le suivi de divers tableaux de bord
Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de l'ensemble des documents
Assurer le suivi et la transmission des états informatiques
Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc.
Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site
3. Gestion et suivi budgétaire- Gérer la facturation exploitation et travaux.
Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site
Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix)
Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité
Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux.
4. Relations clients - Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres de l'équipe
Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.)
Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion
Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi)
Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres de l'équipe et les autres services
Accueillir ponctuellement physiquement les clients externes
Vous demain.
Localisation : 5 Rue Archimède, 33700 Mérignac, France
Technologies : Logiciel de gestion : ALTAIX
Avantages : 13ème mois, Intéressement, Mutuelle, RIE
Mission Handicap à disposition de tous nos salariés.
La mobilité interne est dans l'ADN du groupe : vous pourrez évoluer dans le groupe partout en France.
Formation Bac+2 en gestion immobilière
Vous disposez d'une première expérience sur un poste similaire idéalement sur un patrimoine tertiaire
Maîtrise des outils informatiques (bureautique et outils métiers)
Vous êtes curieux, autonome et rigoureux
Travailler en équipe est essentiel pour vous.
En rejoignant Esset PM, vous rejoignez une entreprise où vous pourrez vous développer avec les meilleurs experts. En un mot : Rejoignez-nous !
#LI-DNI