SECRETAIRE - DIRECTION DES SOINS/RH - SECRETARIAT - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 3 Mois

Durée de travail

Temps plein

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e secrétaire pour le secrétariat RH/DS - en CDD de 3 mois renouvelable.
MISSION GÉNÉRALE DU POSTE :
En binôme avec sa collègue :
* Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins Infirmiers.
 
ACTIVITÉS PRINCIPALES :         
* Assurer la réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier
* Prendre en note les courriers et rédiger les compte-rendus
* Traiter, mettre en forme, diffuser et archiver des documents
* Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les mails
* Accueillir physiquement les agents et les orienter vers l'interlocuteur référent
* Assurer la mise à jour de l'intranet
* Gérer les rendez-vous et les agendas du DRH, du Directeur des Soins, de l'Attachée d'Administration et du CSS adjoint à la Direction des Soins - réserver les salles et les véhicules
* Gérer le dossier des abonnements Cité Pass Groupé (bus-tram)
* Saisir et gérer des badges des personnels extérieurs au CHCP bénéficiant du restaurant du personnel
* Participer à l'organisation de la commission télétravail
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :
* Assurer le suivi et la mise à jour de l'organigramme de la Direction des Soins
* Assurer la reprographie des livrets d'accueil
* Assurer le suivi du tableau des permanences cadres
* Assurer la mise à jour de la composition des instances relevant de la Direction des Soins
* Assurer l'organisation des instances (CSIRMT, CLUD...) et réunions relevant de la Direction des Soins et en assurer les comptes-rendus
* En l'absence de sa collègue, assurer la continuité ou la réalisation des activités spécifiques suivantes :
* Assurer le secrétariat des procédures disciplinaires et conseils de discipline.
* Assurer le traitement des demandes de mandats syndicaux en lien avec l'attaché ou l'adjoint des cadres de la DRH
* Réaliser le tableau d'indemnisation des permanences cadres



Profil recherché :


DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION :
* Niveau baccalauréat souhaité
* Expérience en secrétariat souhaitée
 CONNAISSANCES :
* Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
* Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
SAVOIR ÊTRE :
* Écoute et diplomatie
* Esprit d'initiative
* Savoir s'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs
* Efficacité
* Disponibilité
* Respect de la confidentialité
* Capacité d'accueil et de communication
SAVOIR FAIRE :
* Sens de l'organisation
* Savoir rendre compte
* Bonne utilisation d'Internet et des sites nécessaires à l'activité, de la messagerie et du réseau local
* Respect des protocoles et procédures de travail ainsi que du classement des dossiers
* Connaissances opérationnelles dans les outils bureautiques: WORD, Excel (calculs de bases, fonction filtres, tableaux croisés dynamiques)
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
* Poste à temps plein
* Le secrétariat est ouvert de 8 h 30 à 17 h
* Pose de congés entre les 2 agents avec présence obligatoire d'une secrétaire sur deux
* Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.