ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 1 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Mensuel de 3000,00 Euros à 32000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre d'un CDD et Placé sous l'autorité de la Directrice, vous l'assistez dans toutes ses missions et coordonnez le service administratif composé d'une équipe de 3 personnes (à l'accueil de l'établissement et au secrétariat administratif). Vous travaillez en collaboration avec les médecins, les chefs de service et le centre de services partagés.
Plus spécifiquement,
- vous préparez et contribuez au suivi des dossiers de la Directrice : préparation et organisation de réunions/rendez-vous, rédaction de comptes-rendus, contribution et mise en forme de notes/rapports internes ou externes, suivi des échéances, classement/archivage des dossiers
- vous gérez les courriers et les appels téléphoniques et la prise de rendez-vous de la direction ; vous pouvez être amené(e) à assurer des tâches de secrétariat pour le médecin responsable du CMPP et les autres médecins du CMPP et de l'IDA.
- vous assurez la gestion administrative des dossiers du personnel : contrat de travail, déclaration préalable à l'embauche, organisation et suivi de la visite médicale d'embauche, documents d'affiliation aux caisses de retraite et de prévoyance et à la complémentaire santé ...
- vous préparez les décomptes individuels du temps de travail pour les cadres, administratifs/personnels logistiques et supervisez le calcul du temps de travail pour l'ensemble des professionnels ; vous assurez le suivi des arrêts de travail, congés et absences au sein du CPA ;
- vous coordonnez les missions des 3 personnes composant le secrétariat administratif : organisation du travail et gestion du temps de travail de l'équipe, vous êtes en contact avec l'ensemble des partenaires de l'établissement (familles des enfants accompagnés par le CPA, médecins et établissements adresseurs ...)
- vous êtes garant(e) du bon fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique (des familles, des partenaires) et pouvez être amené(e) à contribuer à la fonction d'accueil
- vous gérez les achats dans le cadre des délégations en vigueur au sein du CPA : devis, commandes, réception des achats, rapprochement bon de commande/bon de livraison/facturation, gestion de stocks
- vous suivez les dossiers de maintenance des locaux et équipements : contrats de maintenance, programmation des interventions, tenue du registre de sécurité, carnet sanitaire, plan particulier de mise en sûreté...
- vous supervisez la bonne tenue des dossiers enfants en collaboration avec les médecins et les chefs de service

PROFIL RECHERCHÉ :

de formation supérieure BTS Assistante de direction, vous disposez d'une expérience confirmée (8 ans minimum) en assistanat polyvalent et en coordination d'une équipe de secrétaires (idéalement dans le cadre d'une réorganisation d'un service avec de nouvelles attributions), dans le secteur associatif, social, médico-social ou hospitalier.
Vous maitrisez parfaitement la bureautique. Vous avez une réelle volonté de vous impliquer auprès de la direction. Vous êtes organisé(e), doté(e) de compétences relationnelles, d'un tempérament fédérateur.
Conditions et Avantages
- Temps de travail annualisé (1456 h - accord d'entreprise 2019), 30 CP / 18 CT et RC (fermeture de l'établissement sur une grande partie des vacances scolaires), idéal équilibre professionnel et personnel
- Ordinateur professionnel, temps de préparation
- Œuvres sociales (chèques vacances, Chèques cadeaux...), mutuelle avec participation employeur
- Actions de formation financées par l'établissement,
- A proximité des métros : ligne 3 Parmentier et ligne 9 Saint-Ambroise et ligne 5 Oberkampf