Assistant(e) de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

L'Unapei 92 recrute, pour son établissement IME La Maillerie et IME La Tissanderie, situés toux à Clamart (92), accompagnant des enfants, adolescents et jeunes adultes porteurs de polyhandicap.

Sous l'autorité de la directrice du Pôle, vous assurez le fonctionnement administratif et l'administration du personnel au niveau de l'établissement ainsi que le suivi social des situations des personnes accompagnées et la préparation de la facturation les concernant.
Les missions principales

Gestion administrative de l'établissement

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et la correspondance électronique.
- Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles.
- Mettre en forme des courriers, rapports, comptes-rendus, de supports de communication.
- Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH sur « Viatrajectoire » et à la gestion des dossiers de demandes d'admission.
- S'assurer de la création et de la constitution des dossiers administratifs des personnes accompagnées en lien avec les familles et /ou tuteurs et de leur mise à jour dans le Dossier Unique Informatisé (DUI).
- Effectuer les suivis et la mise à jour des dossiers administratifs des personnes accompagnées auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, AS...).
- Préparer et gérer la facturation mensuelle pour les différents conseils départementaux.
- Participer au recouvrement des factures
- Assurer le suivi des présences et de la facturation des repas

Gestion de l'administration du personnel
- Assurer la référence sur le logiciel de gestion des temps (Octime).
- Accompagner le recrutement, réaliser les formalités d'embauche et préparer les contrats de travail et ses annexes (rémunération, justificatifs, documents) selon les procédures applicables.
- Mettre en place des tableaux de suivi des indicateurs RH avec la direction et la chargée de la gestion du personnel
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés

Gestion logistique
- Commander et gérer le stock de matériels et de fournitures courantes.
- Gérer les relations avec les prestataires
- Assurer la gestion et le suivi des déclarations auprès des assureurs


Diplôme requis :
Bac +2 (DUT, BTS) à Bac +3 - Diplôme de Niveau 5 (anciennement Niveau III) en Administration, droit,
RH
Savoir faire et savoir-être

Vous avez une expérience solide en administration du personnel. Vous êtes familier(ère) avec les spécificités liées à
la CCN du 15 mars 1966 et les accords annexes. Vous avez des connaissances sur les dispositifs liés aux parcours
des personnes accueillies (notifications, aides sociales hors département, PAG).
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques, notamment le logiciel OCTIME.
Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et rigueur ainsi que vos qualités rédactionnelles. Vous savez faire preuve de discrétion.
Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap/RQTH.