Gestionnaire administratif (DEVEC) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

38 H Travail en journée (38 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 24500,00 Euros à 29000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Département ou service de la structure : Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)
Catégorie/Corps : Catégorie B

Missions principales
En votre qualité de Gestionnaire administratif, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.
Activités principales
- Gérer les agendas de la direction des études et contrôler les échéances
- Sélectionner et diffuser de l'information en internet et en externe : mise à jour des supports d'information, des pages intranet, etc...
- Suivre les différentes campagnes liées aux activités des directions des études : doubles diplômes, forum étudiants, CDSN, etc...
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service
- Participer à la gestion pédagogique de l'offre de formation « hors-département » dans l'outil de scolarité
- Assurer la fluidité des différentes procédures engageant les signatures ou visa de la direction des études
- Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bords d'activités
- Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique de la DE et distribution des tâches en fonction des sujets
- Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d'événements liés aux activités de la DE (CEVEC, jurys, réunion des directions des études de départements, etc.)
- Assurer le suivi des dépenses financières de la DE
Champs des relations
- Relations internes : interactions quotidiennes avec les étudiants, les départements, les enseignants et les services de l'école concernés
- Relations externes : liaison régulière avec les établissements ou collègues partenaires

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES PRINCIPALES

Diplôme : BAC en secrétariat, assistanat, gestion administrative
Une expérience professionnelle similaire serait un plus

Connaissances :
- Connaissance de base en gestion financière
- Connaissance appréciée de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique) ;
- Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances
- Savoir travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
Compétences comportementales :
- Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux
- Être réactif et avoir une grande capacité d'adaptation
- Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnements des publics
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Sens de la confidentialité des informations traitées