Assistant de direction de la DRED (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

38 H Travail en journée (38 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un.e assistant.e de direction pour la Direction de la Recherche et des Études Doctorales.
La DRED a pour mission de déployer la politique de l'établissement en matière de recherche et de soutenir et accompagner au quotidien les équipes des entités de recherche dans leurs activités scientifiques et leurs projets.
La DRED se situe à l'interface entre les laboratoires, les autres directions fonctionnelles et les partenaires extérieurs, locaux, nationaux ou internationaux. Le pôle d'assistance de direction est placé sous l'autorité de la directrice et se compose de deux agents qui se répartissent les missions et sont en mesure de se remplacer et de se soutenir si besoin. L'assistant de direction exercera ses missions en lien étroit avec les agents de la DRED, les gestionnaires et les personnels de laboratoire ainsi qu'avec les différentes directions de l'Université.
Mission : L'assistant de direction assure le secrétariat de la DRED et l'organisation de la Commission Recherche.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistanat de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gérer l'agenda et les contacts de la direction
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
- Transmettre les décisions et les informations et gérer les relations avec les interlocuteurs du service
- Créer et mettre à jour les listes de diffusion
Gestion RH
- Assurer le suivi de la gestion RH de la DRED et des laboratoires : mise à jour du tableau de suivi, de la base de données des congés et absence, suivi des campagnes
- Centraliser, contrôler et publier les offres d'emploi pour les recrutements des laboratoires sur les projets de recherche
- Accueillir les nouveaux entrants et les accompagner pour les aspects logistiques de leur arrivée
- Centraliser, contrôler et assurer le suivi des conventions de stage réalisées dans les unités de recherche
- Centraliser, contrôler et assurer le suivi des demandes d'éméritat
Logistique
- Suivi du courrier des services et pôles de la DRED
- Classer et archiver les documents
Organisation de la Commission Recherche plénière et restreinte
- Préparer les réunions de la CR avec la directrice de la DRED et la VP Recherche
- Diffuser le calendrier des instances et des réunions préparatoires aux membres de la Commission
- Transmettre la convocation et les documents préparatoires
- Participer aux instances : récolter les procurations, gérer l'émargement, enregistrer les séances, relever les votes et rédiger les délibérations
- Mettre à jour la liste des membres de la CR

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Connaissance des statuts de la fonction publique
Connaissances générales du fonctionnement des EPSCP
Connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Savoirs sur l'environnement professionnel
Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche en France
Connaissance de l'université et de ses circuits de décision
- Savoir-faire
Rédiger des courriers et documents administratifs
Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
Organiser son temps de travail et gérer les priorités
Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
Gérer la confidentialité des informations et des données
Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
Maîtriser les outils bureautiques courants
Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (OHRIS, PSTAGE)
Informer et rendre compte
Anglais : compréhension écrite et orale
- Comportements attendus
Sens du contact et de l'écoute
Sens de l'initiative, réactivité
Rigueur, sens de l'organisation
Travail en équipe
Discrétion
Respect de la confidentialité
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 08 février 2025
Poste à pourvoir dès que possible
Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie B :
- ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
- ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable