Assistant(e) Executif(ve) / Chief of Staff (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 5 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Soutien à la Direction

- En partenariat avec l'assistante personnelle, anticiper les besoins de la Directrice générale du département « Ressources humaines et Communication » : veiller à ce que le contenu de toutes les réunions soit préparé, que les communications soient rédigées, que les priorités soient hiérarchisées et gérées, et que les documents soient stockés et archivés.

- Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe, y compris la préparation des ordres du jour, les présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'information et tout autre soutien nécessaire.

- Veiller à ce que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats.

- En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes et des présentations stratégiques ou opérationnelles à l'intention de divers publics : anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners ; collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et du matériel de présentation.

- S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre de manière efficace et que toutes les parties prenantes sont informées des décisions et des actions en temps voulu.

- Fournir régulièrement des informations sur les moyens de clarifier la gouvernance et d'améliorer l'efficacité du département.

- Représenter la Directrice générale du département lors des réunions, le cas échéant.

Finances



- Coordonner le calendrier des budgets, des objectifs, des prévisions et du suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les subordonnés directs, les RH et les finances.

Communication

- Élaborer et mettre en œuvre le plan de communication du Département en collaboration avec les dirigeants et d'autres parties prenantes clés telles que le HRBP mondial, les équipes chargées de la transformation et du changement, les équipes chargées de la communication, la direction locale et les ambassadeurs.

- Soutenir la Directrice générale du Département dans la communication avec les équipes à travers le monde par le biais de canaux multiples.

- Organiser les réunions hors site de la Direction (en collaboration avec les RH), les réunions publiques, les séminaires et les événements afin de garantir une approche de communication forte de la part de la Direction.

- Contribuer à améliorer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.

- Tenir à jour l'organigramme du département « Ressources humaines et communication ».

Ce rôle est flexible et peut évoluer pour couvrir un large éventail de sujets en fonction des besoins de l'organisation.