Coordinateur services généraux (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

39 H Travail en journée (39 H Travail en journée)

Expérience

Expérience exigée

Salaire

Annuel de 35000,00 Euros à 43000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Rattaché(e) au pôle services généraux (composé de 7 collaborateurs), vous assurez des missions d' d'appui administratif et opérationnel du Responsable services généraux :
Gestion des bâtiments de l'école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites : 3 à Villejuif de 8500 m2, 6700 m2 et 1600 m2, 1 à Bordeaux de 3500 m2. Un cinquième site de 4600 m2 est actuellement en construction à Villejuif) :
- En lien avec l'équipe des techniciens polyvalents, vérifier au quotidien l'état et la sécurité des différents sites de l'école.
- Préparer et assurer le suivi des audits / commissions de sécurité : tenir les registres de sécurité et tableaux de bord.
- Coordonner les besoins et les activités en sécurité incendie (matériels, exercices d'évacuation).
- Superviser l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance...
- Mettre à jour les fiches techniques des bâtiments.
- Suivre et organiser la formation sécurité de l'équipe permanente.
- Assurer un travail de veille réglementaire.
Interface avec les prestataires et bailleurs :
- Superviser les travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves...
- Gérer et développer le portefeuille des prestataires.
- Gérer et suivre les prestations et les contrats de services techniques prestataires (SSI, CTA...).
- Evaluer les nouveaux prestataires.
- Participation et soutiens aux équipes dans le cadre des réponses à appels d'offres.
Optimisation de la gestion des sujets administratifs :
- Mettre à jour les process du service.
- Gérer et optimiser l'utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l'école de faire une demande et signaler un problème.
- Suivre les indicateurs de performance.
Participation au pilotage et au suivi financier :
- Assurer le suivi budgétaire et financier.
- Vérifier et suivre les commandes et factures en lien avec le service comptabilité.
- Participer à la négociation des contrats.
- Aider à la construction du budget annuel.
Autres activités :
- En soutien des techniciens polyvalents, assurer un support à l'organisation des événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences...).

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous possédez une première expérience significative sur un poste similaire, en établissement d'enseignement supérieur, environnement industriel ou ERP.
Outre une grande rigueur, le sens des responsabilités et la capacité à prendre des initiatives, ce poste requiert une sensibilité forte pour les aspects réglementaires/sécurité.
Vous êtes à l'aise avec les tâches manuelles, administratives, et les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, outils de gestion...).
Vous disposez d'une bonne capacité à travailler en équipe. Vos compétences relationnelles vous permettent d'interagir efficacement avec les différents interlocuteurs, internes (équipes pédagogiques et externes.
Enfin, vous aimez la polyvalence face à la diversité des missions à réaliser.